Đội nhóm – TEAM: 2 công thức xây dựng đội ngũ hạng A (bài 1)

2 công thức xây dựng cho đội ngũ hạng A

Sẽ khó đạt được thành công lớn nếu chỉ đi có một mình.  Làm việc đội nhóm là một kỹ năng quan trọng để gặt hái kết quả vượt bậc. Đó là một kỹ năng cần được rèn luyện và thực tập. Bài viết này chia sẻ hai công thức giúp bạn xây dựng đội nhóm giấc mơ. Một công thức xây dựng công việc,  Một công thức xây dựng tinh thần.

TEAM = Target + Energy + Action + Method

Mục tiêu (Target)

Đầu tiên cần xác định và chia sẻ mục đích và các mục tiêu cụ thể của nhóm.  Mục đích là những giá trị, lý do tại sao nhóm ra đời. Xác định rõ ràng mục đích của nhóm giúp thành viên biết được giá trị nhận được và giá trị cần đóng góp. Ví dụ, khi tham gia một nhóm học chung với nhau thì trưởng nhóm cần xác định được mục đích là nhóm được sinh ra để  có được kết quả học tập tốt.  Khi chúng tôi tham gia một khóa học về khởi sự doanh nghiệp thì tất cả thành viên cần ý thức được là học nhóm để tạo động lực và giúp nhau hoàn thành khóa học với số điểm đặt ra cụ thể.  

Sau khi xác định rõ ràng lý do, mục đích của nhóm, các thành viên cần làm rõ một số mục tiêu cơ bản. Mục tiêu là cách thức đo lường mục đích có đạt được không? Thường mục tiêu rất quan trọng để phấn đấu và kiểm tra sự tiến bộ. Ví dụ nếu bạn chỉ tuyên bố là chúng ta học nhóm với nhau để mọi người hoàn thành tốt khóa học và tạo động lực cho nhau. Vậy cần cụ thể  ra “hoàn thành tốt” nghĩa là như thế nào?  Mọi người cần đạt bao nhiêu điểm để được gọi là tốt? Tạo động lực cho nhau là gì? Bằng cách nào, đưa ra một số hành động cụ thể để thực hiện, ví dụ số lần gặp nhau trong ngày, tuần, tháng,…

Mục đích và mục tiêu càng SMART (Cụ thể - Specific,Đo lường được – Measurable, Khả thi – Achievable, Thực tế - Realistic và Thời gian – Time) thì lúc triển khai càng dễ thực hiện và hoàn thành. Tuy nhiên, trong nhóm không phải tất cả mọi người sẽ đồng ý và nhất trí 100% cho mục tiêu của nhóm, nhưng nếu không có mục đích thì đội ngũ sẽ không biết tại sao phải đi. Nếu không có mục tiêu thì đội ngũ sẽ không biết phải đi như thế nào?  Những nhóm thành công và nhóm thất bại khác nhau ở điểm nào?

Năng lượng (Energy)

Những nhóm thành công thường là nhóm có năng lượng cao. Bản thân mỗi cá nhân đã có động lực, kỹ năng, động cơ làm việc mạnh mẽ. Họ cam kết hành động và tuân thủ kỷ luật đưa ra. Khó có thể hành động được hiệu quả nếu cả đội không ai tuân thủ kỷ luật đặt ra. Có ba dạng nhóm như sau, căn cứ theo  năng lượng.

Nhóm A  Nhóm tập hợp những con người xuất sắc, năng lượng cao, nhiệt tình, chấp nhận thử thách, tích cực với các bất ngờ ngoài dự đoán.   Trong nhóm có người đã kinh nghiệm, họ thích những bài toán khó, hoặc muốn làm vượt hơn mục tiêu đề ra ban đầu. Họ thích làm hơn sự mong đợi. Đặc biệt,  phần lớn những người trong nhóm A có thái độ tích cực, đặc biệt là tính kỷ luật. Có thể họ không hoàn toàn nhất trí với nhau về mục tiêu, nhưng họ sẽ cố gắng hoàn thành tốt phần việc được giao. Họ ít khi kêu ca và tập trung vào các giải pháp khi có những tình huống khó khăn hoặc tình huống bất ngờ.

Nhóm B thường là nhóm có một số người cam kết, tỷ lệ chiếm ít nhất là khoảng 40%, họ là những người có ảnh hưởng, có tính cách cam kết và động lực tích cực. Họ làm việc nghiêm túc và sẵn sàng giúp đỡ những thành viên còn lại. Thông thường nếu bạn rơi vào nhóm B, bạn sẽ có hai xu hướng. Hoặc trở thành người tích cực năng động trong nhóm hoặc bạn sẽ trở thành người tiêu cực, thụ động, hoặc tệ hơn là phá bĩnh. Tất nhiên là bạn nên chọn trở thành người tích cực. Vì những gì bạn làm hay không làm đều được tính, nó sẽ tác động ngược trở lại. Khi bạn tích cực trong một môi trường âm tính, bạn hỗ trợ đội nhóm, bạn giúp đỡ  đồng đội giải quyết vấn đề, bạn cõng họ vượt qua khó khăn, bạn động viên họ khi họ mệt mỏi, bạn chia sẻ gánh nặng với đồng đội khi họ cạn sức. Những hành động đó sẽ tạo ra dấu ấn trong suy nghĩ, cảm xúc của động đội và sau này thì bạn cũng sẽ nhận được những điều tương tự.

Trường hợp ngược lại, nếu bạn có gặp khó khăn, rơi vào đội nhóm tiêu cực, hay gặp sự phá bĩnh, cùng thuyền với đồng đội không trung thành thì cũng đững buồn làm gì cho mất năng lượng. Đó là những “quả” bạn nhận vì những gì đã gieo trước đây. Nên thái độ tốt  nhất trong các hoàn cảnh đó là, im lặng, làm việc, cống hiến và tạo ra một tấm gương tốt. Thay vì phàn nàn,  oán trách đồng đội, bạn hãy thay đổi bản thân mình trước đó là công nghệ xử lý “quả báo”. Đừng dùng phàn nàn để chống lại phàn nàn, đừng dùng tiêu cực để chống lại tiêu cực, đừng dùng bao biện để chống lại bao biện. Hãy trung hòa những lời phàn nàn bằng ý tưởng hay, giải pháp tốt. Hãy chuyển hóa những lời tiêu cực thành những câu động viên hay, tìm ra những điều ý nghĩa và giá trị mới trong công việc đang làm. Hãy dùng những hành động để chỉnh sửa thay vì bao biện, giải thích.

Nhóm C nói chung không nên tham gia được, vì ai cũng tiêu cực, không có động cơ, tập hợp những người chỉ tham gia cho vui, hoặc làm theo cho có. Đội ngũ đó không có tham vọng, hay khát khao chiến thắng nào hết. Nếu bạn đã từng tham gia vào nhóm này thì một số dấu hiệu như sau. Một là không có mục đích rõ ràng và mục tiêu cụ thể. Không thấy những người tích cực, đứng lên nhận trách nhiệm. Trong nhóm rất ít thấy những lời động viên, những nụ cười được chôn vùi bởi những câu nói nhạo báng, ném đá, tiêu cực và những khuôn mặt cau có, đáng ghét. Nếu bạn rơi vào nhóm C thì sao? “tẩu vi thượng sách” chuồn là tốt nhất.  Tuy nhiên, nếu bạn là một người lãnh đạo giỏi, bạn tin tưởng vào khả năng thì bạn sẽ coi đó là cơ hội để kiểm tra năng lực của mình, nhưng nhắc trước bạn, đừng để một thời gian sau bạn cũng vị nhiễm viruts tiêu cực.

Mọi thứ trong cuộc sống đều là năng lượng. Đội nhóm chiến thắng là đội nhóm có năng lượng cao. Khi bạn quan sát các đội bóng, các cuộc chơi đồng đội, các đội tuyển chơi với tinh thần cao thượng, các cầu thủ chơi một cách cống hiến, gắn kết thì đội nhóm đó thường sẽ vô địch. Hãy vào  A – Team!

Tiếp theo
Bài 2: Xây dựng đội ngũ hạng A

Đội nhóm - TEAM: 2 công thức xây dựng đội ngũ hạng A (bài 2)

(Tiếp bài 1: Đội nhóm - TEAM)
Hành động (Action)

Để có được kết quả tốt thì không thể không hành động. Việc đề ra các hành động cụ thể, vai trò của từng người trong nhóm một cách rõ ràng sẽ giúp đội nhóm hoạt động trơn.  Hành động là những công việc cụ thể được sắp xếp và ưu tiên.

Để không bị lạc hướng và tăng tính hiệu quả của nhóm, bạn cần xác định ra những công việc then chốt, quan trọng. Theo nguyên tắc 80 – 20 thì 20% công việc tạo ra 80% giá trị. Có nghĩa là gì? Không phải mọi công việc có tầm quan trọng giống nhau. Có những việc quan trọng, đem lại giá trị cao hơn, đầu tư vào công việc đó đem lại lợi ích nhiều hơn. Vì vậy Bước 1 là đội của bạn cần liệt kê ra các công việc mà nhóm cần làm. Bước 2 lựa chọn ra những việc quan trọng, có ý nghĩa nhất. Bước 3 tập trung hoàn thành nó sớm nhất có thể, với chất lượng cao nhất.  

Thói quen trì hoãn là thói quen không tốt khi việc cần làm thì không làm, lại đi làm những việc không đáng làm. Hoặc chậm bắt tay vào công việc sẽ càng khiến vấn đề ngày càng chồng chất hơn.  Đa phần , trì hoãn làm những việc quan trọng sẽ càng tạo thêm  việc bận rộn và cấp bách. Mà càng nhiều công việc bận rộn và cấp bách lại càng ít làm được những việc quan trọng. Cách quản lý thời gian thông minh và hiệu quả là luôn đầu tư 60% thời gian cho các công việc quan trọng, 30% thời gian cho các công việc quan trọng và cấp bách, phần còn lại mới dành cho các loại công việc như cấp bách nhưng không quan trọng. Còn những việc chẳng quan trọng, cũng chẳng cấp bách thì bỏ được nhiều thì tốt bấy nhiêu.

Hành động được phân loại theo ba cấp độ. Cấp độ 1 là cấp độ chiến lược (Strategic  action), Cấp độ 2 là chiến thuật (Tactic action). Cấp độ 3 là các hoạt động (activity).

Hành động chiến lược: Khi xây dựng kế hoạch cho nhóm thì đội ngũ của bạn cần đưa ra các hoạt động ở cấp độ chiến lược. Ví dụ, đó là các hoạt động mấu chốt, các người mấu chốt quyết định sự sinh tồn của dự án, của đội ngũ. Các hành động chiến lược thường có tính chất nền tảng, như  liên quan đến tài chính, nhân sự, các nguồn lực quan trọng để triển khai.

Hành động chiến thuật: Các hoạt động mang tính chất chiến thuật ở mức độ cụ thể cao hơn so với các hoạt động chiến lược. Nó tác động vào các mặt xích quan trọng của đội ngũ ví dụ, như xây dựng kế hoạch, cơ chế, nhân lực. Các hành động chiến thuật giúp thực thi các mục tiêu quan trọng. Các hành đồng chiến thuật tác động trực tiếp vào mục tiêu cơ bản, phải hoàn thành.

Hoạt động hàng ngày: Cuối cùng là các hoạt động hàng ngày, các công việc mang tính chất lặp đi lặp lại, có thể được mô tả, diễn đạt bằng các bản mô tả công việc cụ thể và chi tiết.

Ví dụ sau để giúp bạn hình dung các cấp độ hoạt động: Để xây dựng một một ngôi nhà, thì các hoạt động chiến lược như, chuẩn bị tài chính, tìm kiếm nhà thầu xây dựng, người thiết kế, giám sát là các công việc nền tảng, mang tính chất then chốt cho việc xây nhà thành công. Thường là các công việc này làm xong thì người sử dụng vẫn chưa thể khai thác được.  Nó vẫn nằm ở trạng thái ẩn, chưa xuất hiện nhưng cực kỳ có ý nghĩa vì đóng vai trò cốt lõi cho sự hoàn thành. Các hoạt động chiến lược mà sai, hoặc thiếu sót sẽ rất tốn kém nếu phải đập đi xây lại hoặc nếu phải thay thế, điều chỉnh.

Để giải quyết các hành động chiến lược thì cần cụ thể hóa bằng các công việc mang tính chất chiến thuật . Ví dụ để chuẩn bị tài chính cho xây dựng thì các phương án tài chính được tính toán, chuẩn bị kỹ lưỡng. Để tìm kiếm nhà thầu xây dựng, cần khảo sát kinh nghiệm, năng lực chuyên môn, các thỏa thuận liên quan đến điều khoản hợp đồng. Các hoạt động chiến thuật làm bức tranh về dự án, công việc chi tiết và khả thi hơn.

Cuối cùng là giai đoạn đi vào triển khai xây dựng, thi công, giám sát, hoàn thiện để tạo ra ngôi nhà được vẽ ra trong bản kế hoạch. Khi đó các hoạt động được mô tả chi tiết bao gồm công việc, người làm, người giám sát, thời gian hoàn thành, chất lượng yêu cầu và các phương án xử lý nếu có sự cố xảy ra.

Tóm lại, chẳng có gì xảy ra cho đến khi ai đó làm việc. Không chỉ làm việc chăm chỉ, mà đội ngũ cần làm đúng việc và hơn thế nữa cần làm những việc quan trọng và nhiều giá trị. Bằng cách xác định rõ các hành động chiến lược là nền móng, hành động chiến thuật là các trụ cột và hành động đều đặn giống như làm các bức tường. Có như vậy thì ngôi nhà của đội nhóm được xây dựng một cách chắn chắn và nhanh chóng. Bởi vì tốc độ, thời gian cũng là một tham số để đo lường hiệu quả và mức độ thành công. Tuy nhiên, không phải lúc nào mọi hành động, hay quyết định đều đúng. Nếu sai lầm thì cần phải làm gì?

Phương pháp (Method) & Phương pháp luận (Methodology)

Có những chiến lược, chiến thuật và hành động không hiệu quả, không tạo ra giá trị mong đợi, không đạt được thành quả như mong muốn. Cả nhóm cần ngồi lại để xem điều gì cần phải thay đổi. Đặc biệt khi chúng ta không đạt được mục tiêu, cần phải thay đổi điều gì? Ứng xử với các thất bại như là bài học quý giá để tìm ra được cách thức tốt hơn. Khi chiến lược, chiến thuật và hành động như kế hoạch rồi mà vẫn không đem lại điều đội ngũ mong muốn, sẽ có hai thay đổi cần tìm đến.

Một là điều chỉnh phương pháp. Phương pháp là quy trình, cách thức bao gồm cả chiến lược, chiến thuật và các hành động. Khi phương pháp cũ không tạo ra kết quả mong muốn, chúng ta cần tìm ra phương pháp mới. Trong nhiều bối cảnh, cách làm cũ không đáp ứng được với nhu cầu thực tế, không còn phù hợp nữa. Có thể công thức cũ đã giúp bạn và đội ngũ vô cùng thành công trong quá khứ, nhưng chính nó có thể trở thành công thức cho thất bại trong tương lai. Dũng cảm để thay đổi phương pháp là một trong những khó khăn, thử thách lớn nhất của lãnh đạo và đội ngũ để mạo hiểm một con đường chưa có lối, chưa từng trải qua. Chính những phản hồi từ thị trường, từ kết quả, từ khách hàng sẽ giúp chúng ta đánh giá một cách trung thực : Liệu cách thức đang làm có phải là cách tốt nhất hay không? Có giải pháp nào tốt hơn nữa hay không? Và nhớ rằng, cái tốt là kẻ thủ của cái tốt nhất. Ví dụ, trước đây có nhiều doanh nghiệp thành công nhờ phương pháp bán hàng trực tiếp, marketing qua báo chí, nhưng ngày nay, internet mở ra cánh cửa mới, những công nghệ mới cho phép làm những việc mà trước đây chưa thể thực hiện được. Chính những đội ngũ dám tiên phong tìm kiếm các công cụ, công nghệ mới để vượt lên thì mới có thể dẫn đầu và tạo ra cuộc chơi.

Thứ hai là thay đổi phương pháp luận. Mỗi phương pháp đều dựa trên những giả định, niềm tin nào đó, nó đã trở thành định kiến của lĩnh vực ngành nghề. Ví dụ trước đây không ai có thể tin tưởng vào có điện thoại di động, nhưng khi điện thoại di động ra đời thì những chiếc máy điện thoại bàn trở thành đồ cổ được sử dụng như một thứ đồ chơi cho trẻ con trong nhà. Trong lĩnh vực phần mềm chẳng hạn, hệ điều hành đóng đã từng là một đế chế, nhưng khi mã nguồn mở ra đời, nó tạo ra một vương quốc mới. Trước đây, chúng ta nghĩ việc học chỉ có thể thực hiện bằng việc đến trường lớp, hoặc học tập ở các trường đại học hàng đầu của Mỹ thì giấc mơ của những gia đình quý tộc, nhưng khi www.coursera.org  ra đời, cung cấp những chương trình đào tạo chất lượng cao miễn phí đã tạo ra cơ hội học tập, giao lưu của lớp học toàn cầu với hàng chục nghìn học viên từ hàng trăm quốc gia có thể tham dự, trao đổi, thảo luận và tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề mà loài người đang phải đối mặt. Phương pháp luận mới bao gồm những tiên đề, hệ thống lý luận mới tạo ra sự sáng tạo và đổi mới mang tính đột phá. Những đội ngũ dũng cảm tìm kiếm cả những phương pháp luận mới là những đội ngũ sẽ thay đổi thế giới, như các ông chủ  đã tạo ra google, apple, facebook,…  Tại sao không phải là đội ngũ của bạn? Chúng ta thường bị giới hạn bởi trí tưởng tưởng đó là câu nói của nhà bác học Enstein. Thách thức với các giả định cũ, niềm tin cũ không phải chuyện dễ dàng nhưng đó không phải là điều không thể.

Như vậy, khi kết  quả tạo ra không như mong đợi, bạn và đội ngũ cần nhìn lại và trả lời câu hỏi? Cần hành động gì khác đi? Cần điều chỉnh chiến thuật khác đi không? Cần tìm kiếm chiến lược mới không? Cần cải tiến phương pháp cũ không? Và có cần tìm kiếm một hệ tư tưởng mới hay không?

Nhóm A (A TEAM)

Câu ngạn ngữ cổ có nói “hành trình vạn dặm bắt đầu từ một bước chân”. Bạn hãy bắt đầu tại chỗ bạn đang đứng và để cùng đội nhóm tạo ra sự khác biệt. Khi đội ngũ nhìn rõ được mục tiêu, khi đội ngũ được nạp đầy năng lượng, khi các thành viên cam kết hành động, khi các cộng sự nhất quán về phương pháp, bạn đang trong A TEAM.

Con đường mà đội ngũ đang đi không phải lúc nào cũng bằng phẳng, sẽ có những lúc thăng trầm, đôi khi lạc hướng và có nhiều lúc đội ngũ xung đột với nhau. Chuyện đó xảy ra với mọi đội ngũ  trên thế giới, nhưng nếu bạn có cách hành xử tốt thì con đường dù dài đến mấy, gian truân đến đâu thì đội ngũ của bạn vẫn sẽ đến đích. Những đội nhóm thành công từ  quy mô nhỏ đến quy mô lớn thường tuân thủ những nguyên tắc như sau

Trust (Sự tin tưởng), tạo ra sự tin tưởng và giữ sự tin tưởng cho đồng đội và tin tưởng vào đồng đội. Từ những cam kết nhỏ như đúng giờ, ra kết quả đúng hẹn. Khi bạn chắc chắn với người khác về điều họ muốn thì thế giới sẽ chắn chắn cho điều bạn muốn.

Encouragement (Thúc đẩy, động viên): Tìm cách động viên, thúc đẩy, khuyến khích để mọi thành viên làm hơn sự mong đợi, khai khá tất cả tiềm năng còn đang ẩn tàng trong mỗi cá nhân. Mỗi thành viên trong nhóm 7 người chỉ cần làm tốt hơn 10% thì cả đội sẽ có thể tăng hiệu quả lên 200% (vì 1.1 mũ bẩy là 1.96..sấp xỉ 200%)

Acknowledgement (Công nhận, thừa nhận, tôn trọng): Ai cũng cần được sự tôn trọng, sự thừa nhận. Mọi người để có phẩm chất tốt, rất ít người đã sử dụng hết tiềm năng của bản thân, mỗi người mới chỉ dùng chưa đến 3% khả năng sáng tạo và năng lượng của mình. Đừng coi thường ai cả, kể cả người thất bại, sai lầm thì hãy tôn trọng bài học và kinh nghiệm của họ.

Magic (Sự kỳ diệu) Chúng ta gặp nhau, trong cùng một đội ngũ là một phép màu. Có hàng tỷ người trên thế giới, xác suất để bạn làm việc, gặp gỡ với đồng đội là một tỷ lệ rất nhỏ, thậm chí còn nhỏ hơn tỷ lệ trúng xố số độc đặc. Đừng coi thường điều đó, mà hãy coi đó là một sự diệu kỳ, rất nhiều lý do mà bạn không biết để trong cuộc sống chúng ta gặp nhau, vì vậy hãy tạo cho nhau những điều kỳ diệu, những món quá, những niềm vui, những bài học ý nghĩa để nuôi dưỡng sự diệu kỳ đó hàng ngày.

Công thức cho A TEAM là

1. TEAM = Target + Energy + Action + Method
2. TEAM = Trust + Encouragement + Acknowledgement + Magic

Xây dựng đội ngũ kiết xuất của bạn hôm nay