Để có được kết quả tốt thì không thể không hành động. Việc đề ra các hành động cụ thể, vai trò của từng người trong nhóm một cách rõ ràng sẽ giúp đội nhóm hoạt động trơn. Hành động là những công việc cụ thể được sắp xếp và ưu tiên.
Để không bị lạc hướng và tăng tính hiệu quả của nhóm, bạn cần xác định ra những công việc then chốt, quan trọng. Theo nguyên tắc 80 – 20 thì 20% công việc tạo ra 80% giá trị. Có nghĩa là gì? Không phải mọi công việc có tầm quan trọng giống nhau. Có những việc quan trọng, đem lại giá trị cao hơn, đầu tư vào công việc đó đem lại lợi ích nhiều hơn. Vì vậy Bước 1 là đội của bạn cần liệt kê ra các công việc mà nhóm cần làm. Bước 2 lựa chọn ra những việc quan trọng, có ý nghĩa nhất. Bước 3 tập trung hoàn thành nó sớm nhất có thể, với chất lượng cao nhất.
Thói quen trì hoãn là thói quen không tốt khi việc cần làm thì không làm, lại đi làm những việc không đáng làm. Hoặc chậm bắt tay vào công việc sẽ càng khiến vấn đề ngày càng chồng chất hơn. Đa phần , trì hoãn làm những việc quan trọng sẽ càng tạo thêm việc bận rộn và cấp bách. Mà càng nhiều công việc bận rộn và cấp bách lại càng ít làm được những việc quan trọng. Cách quản lý thời gian thông minh và hiệu quả là luôn đầu tư 60% thời gian cho các công việc quan trọng, 30% thời gian cho các công việc quan trọng và cấp bách, phần còn lại mới dành cho các loại công việc như cấp bách nhưng không quan trọng. Còn những việc chẳng quan trọng, cũng chẳng cấp bách thì bỏ được nhiều thì tốt bấy nhiêu.
Hành động được phân loại theo ba cấp độ. Cấp độ 1 là cấp độ chiến lược (Strategic action), Cấp độ 2 là chiến thuật (Tactic action). Cấp độ 3 là các hoạt động (activity).
Hành động chiến lược: Khi xây dựng kế hoạch cho nhóm thì đội ngũ của bạn cần đưa ra các hoạt động ở cấp độ chiến lược. Ví dụ, đó là các hoạt động mấu chốt, các người mấu chốt quyết định sự sinh tồn của dự án, của đội ngũ. Các hành động chiến lược thường có tính chất nền tảng, như liên quan đến tài chính, nhân sự, các nguồn lực quan trọng để triển khai.
Hành động chiến thuật: Các hoạt động mang tính chất chiến thuật ở mức độ cụ thể cao hơn so với các hoạt động chiến lược. Nó tác động vào các mặt xích quan trọng của đội ngũ ví dụ, như xây dựng kế hoạch, cơ chế, nhân lực. Các hành động chiến thuật giúp thực thi các mục tiêu quan trọng. Các hành đồng chiến thuật tác động trực tiếp vào mục tiêu cơ bản, phải hoàn thành.
Hoạt động hàng ngày: Cuối cùng là các hoạt động hàng ngày, các công việc mang tính chất lặp đi lặp lại, có thể được mô tả, diễn đạt bằng các bản mô tả công việc cụ thể và chi tiết.
Ví dụ sau để giúp bạn hình dung các cấp độ hoạt động: Để xây dựng một một ngôi nhà, thì các hoạt động chiến lược như, chuẩn bị tài chính, tìm kiếm nhà thầu xây dựng, người thiết kế, giám sát là các công việc nền tảng, mang tính chất then chốt cho việc xây nhà thành công. Thường là các công việc này làm xong thì người sử dụng vẫn chưa thể khai thác được. Nó vẫn nằm ở trạng thái ẩn, chưa xuất hiện nhưng cực kỳ có ý nghĩa vì đóng vai trò cốt lõi cho sự hoàn thành. Các hoạt động chiến lược mà sai, hoặc thiếu sót sẽ rất tốn kém nếu phải đập đi xây lại hoặc nếu phải thay thế, điều chỉnh.
Để giải quyết các hành động chiến lược thì cần cụ thể hóa bằng các công việc mang tính chất chiến thuật . Ví dụ để chuẩn bị tài chính cho xây dựng thì các phương án tài chính được tính toán, chuẩn bị kỹ lưỡng. Để tìm kiếm nhà thầu xây dựng, cần khảo sát kinh nghiệm, năng lực chuyên môn, các thỏa thuận liên quan đến điều khoản hợp đồng. Các hoạt động chiến thuật làm bức tranh về dự án, công việc chi tiết và khả thi hơn.
Cuối cùng là giai đoạn đi vào triển khai xây dựng, thi công, giám sát, hoàn thiện để tạo ra ngôi nhà được vẽ ra trong bản kế hoạch. Khi đó các hoạt động được mô tả chi tiết bao gồm công việc, người làm, người giám sát, thời gian hoàn thành, chất lượng yêu cầu và các phương án xử lý nếu có sự cố xảy ra.
Tóm lại, chẳng có gì xảy ra cho đến khi ai đó làm việc. Không chỉ làm việc chăm chỉ, mà đội ngũ cần làm đúng việc và hơn thế nữa cần làm những việc quan trọng và nhiều giá trị. Bằng cách xác định rõ các hành động chiến lược là nền móng, hành động chiến thuật là các trụ cột và hành động đều đặn giống như làm các bức tường. Có như vậy thì ngôi nhà của đội nhóm được xây dựng một cách chắn chắn và nhanh chóng. Bởi vì tốc độ, thời gian cũng là một tham số để đo lường hiệu quả và mức độ thành công. Tuy nhiên, không phải lúc nào mọi hành động, hay quyết định đều đúng. Nếu sai lầm thì cần phải làm gì?
Phương pháp (Method) & Phương pháp luận (Methodology)
Có những chiến lược, chiến thuật và hành động không hiệu quả, không tạo ra giá trị mong đợi, không đạt được thành quả như mong muốn. Cả nhóm cần ngồi lại để xem điều gì cần phải thay đổi. Đặc biệt khi chúng ta không đạt được mục tiêu, cần phải thay đổi điều gì? Ứng xử với các thất bại như là bài học quý giá để tìm ra được cách thức tốt hơn. Khi chiến lược, chiến thuật và hành động như kế hoạch rồi mà vẫn không đem lại điều đội ngũ mong muốn, sẽ có hai thay đổi cần tìm đến.
Một là điều chỉnh phương pháp. Phương pháp là quy trình, cách thức bao gồm cả chiến lược, chiến thuật và các hành động. Khi phương pháp cũ không tạo ra kết quả mong muốn, chúng ta cần tìm ra phương pháp mới. Trong nhiều bối cảnh, cách làm cũ không đáp ứng được với nhu cầu thực tế, không còn phù hợp nữa. Có thể công thức cũ đã giúp bạn và đội ngũ vô cùng thành công trong quá khứ, nhưng chính nó có thể trở thành công thức cho thất bại trong tương lai. Dũng cảm để thay đổi phương pháp là một trong những khó khăn, thử thách lớn nhất của lãnh đạo và đội ngũ để mạo hiểm một con đường chưa có lối, chưa từng trải qua. Chính những phản hồi từ thị trường, từ kết quả, từ khách hàng sẽ giúp chúng ta đánh giá một cách trung thực : Liệu cách thức đang làm có phải là cách tốt nhất hay không? Có giải pháp nào tốt hơn nữa hay không? Và nhớ rằng, cái tốt là kẻ thủ của cái tốt nhất. Ví dụ, trước đây có nhiều doanh nghiệp thành công nhờ phương pháp bán hàng trực tiếp, marketing qua báo chí, nhưng ngày nay, internet mở ra cánh cửa mới, những công nghệ mới cho phép làm những việc mà trước đây chưa thể thực hiện được. Chính những đội ngũ dám tiên phong tìm kiếm các công cụ, công nghệ mới để vượt lên thì mới có thể dẫn đầu và tạo ra cuộc chơi.
Thứ hai là thay đổi phương pháp luận. Mỗi phương pháp đều dựa trên những giả định, niềm tin nào đó, nó đã trở thành định kiến của lĩnh vực ngành nghề. Ví dụ trước đây không ai có thể tin tưởng vào có điện thoại di động, nhưng khi điện thoại di động ra đời thì những chiếc máy điện thoại bàn trở thành đồ cổ được sử dụng như một thứ đồ chơi cho trẻ con trong nhà. Trong lĩnh vực phần mềm chẳng hạn, hệ điều hành đóng đã từng là một đế chế, nhưng khi mã nguồn mở ra đời, nó tạo ra một vương quốc mới. Trước đây, chúng ta nghĩ việc học chỉ có thể thực hiện bằng việc đến trường lớp, hoặc học tập ở các trường đại học hàng đầu của Mỹ thì giấc mơ của những gia đình quý tộc, nhưng khi www.coursera.org ra đời, cung cấp những chương trình đào tạo chất lượng cao miễn phí đã tạo ra cơ hội học tập, giao lưu của lớp học toàn cầu với hàng chục nghìn học viên từ hàng trăm quốc gia có thể tham dự, trao đổi, thảo luận và tìm kiếm giải pháp cho các vấn đề mà loài người đang phải đối mặt. Phương pháp luận mới bao gồm những tiên đề, hệ thống lý luận mới tạo ra sự sáng tạo và đổi mới mang tính đột phá. Những đội ngũ dũng cảm tìm kiếm cả những phương pháp luận mới là những đội ngũ sẽ thay đổi thế giới, như các ông chủ đã tạo ra google, apple, facebook,… Tại sao không phải là đội ngũ của bạn? Chúng ta thường bị giới hạn bởi trí tưởng tưởng đó là câu nói của nhà bác học Enstein. Thách thức với các giả định cũ, niềm tin cũ không phải chuyện dễ dàng nhưng đó không phải là điều không thể.
Như vậy, khi kết quả tạo ra không như mong đợi, bạn và đội ngũ cần nhìn lại và trả lời câu hỏi? Cần hành động gì khác đi? Cần điều chỉnh chiến thuật khác đi không? Cần tìm kiếm chiến lược mới không? Cần cải tiến phương pháp cũ không? Và có cần tìm kiếm một hệ tư tưởng mới hay không?
Nhóm A (A TEAM)
Câu ngạn ngữ cổ có nói “hành trình vạn dặm bắt đầu từ một bước chân”. Bạn hãy bắt đầu tại chỗ bạn đang đứng và để cùng đội nhóm tạo ra sự khác biệt. Khi đội ngũ nhìn rõ được mục tiêu, khi đội ngũ được nạp đầy năng lượng, khi các thành viên cam kết hành động, khi các cộng sự nhất quán về phương pháp, bạn đang trong A TEAM.
Con đường mà đội ngũ đang đi không phải lúc nào cũng bằng phẳng, sẽ có những lúc thăng trầm, đôi khi lạc hướng và có nhiều lúc đội ngũ xung đột với nhau. Chuyện đó xảy ra với mọi đội ngũ trên thế giới, nhưng nếu bạn có cách hành xử tốt thì con đường dù dài đến mấy, gian truân đến đâu thì đội ngũ của bạn vẫn sẽ đến đích. Những đội nhóm thành công từ quy mô nhỏ đến quy mô lớn thường tuân thủ những nguyên tắc như sau
Trust (Sự tin tưởng), tạo ra sự tin tưởng và giữ sự tin tưởng cho đồng đội và tin tưởng vào đồng đội. Từ những cam kết nhỏ như đúng giờ, ra kết quả đúng hẹn. Khi bạn chắc chắn với người khác về điều họ muốn thì thế giới sẽ chắn chắn cho điều bạn muốn.
Encouragement (Thúc đẩy, động viên): Tìm cách động viên, thúc đẩy, khuyến khích để mọi thành viên làm hơn sự mong đợi, khai khá tất cả tiềm năng còn đang ẩn tàng trong mỗi cá nhân. Mỗi thành viên trong nhóm 7 người chỉ cần làm tốt hơn 10% thì cả đội sẽ có thể tăng hiệu quả lên 200% (vì 1.1 mũ bẩy là 1.96..sấp xỉ 200%)
Acknowledgement (Công nhận, thừa nhận, tôn trọng): Ai cũng cần được sự tôn trọng, sự thừa nhận. Mọi người để có phẩm chất tốt, rất ít người đã sử dụng hết tiềm năng của bản thân, mỗi người mới chỉ dùng chưa đến 3% khả năng sáng tạo và năng lượng của mình. Đừng coi thường ai cả, kể cả người thất bại, sai lầm thì hãy tôn trọng bài học và kinh nghiệm của họ.
Magic (Sự kỳ diệu) Chúng ta gặp nhau, trong cùng một đội ngũ là một phép màu. Có hàng tỷ người trên thế giới, xác suất để bạn làm việc, gặp gỡ với đồng đội là một tỷ lệ rất nhỏ, thậm chí còn nhỏ hơn tỷ lệ trúng xố số độc đặc. Đừng coi thường điều đó, mà hãy coi đó là một sự diệu kỳ, rất nhiều lý do mà bạn không biết để trong cuộc sống chúng ta gặp nhau, vì vậy hãy tạo cho nhau những điều kỳ diệu, những món quá, những niềm vui, những bài học ý nghĩa để nuôi dưỡng sự diệu kỳ đó hàng ngày.
Công thức cho A TEAM là
- TEAM = Target + Energy + Action + Method
- TEAM = Trust + Encouragement + Acknowledgement + Magic
Xây dựng đội ngũ kiết xuất của bạn hôm nay
No comments:
Post a Comment