- Sponsor by Phần mềm kế toán - quản trị EFFECT1. Tái cấu trúc cuộc sống cá nhân của bạn
Toàn bộ quy trình của tái cấu trúc dựa trên bài tập là “giảm các bước” trong mọi quy trình. Trong kinh doanh, bạn khuyến khích mọi người lập danh sách các bước của công việc cụ thể. Sau đó, tìm cách giảm các bước tối thiểu là 30% ở lần đầu tiên. Điều đó tương đối đơn giản.
Trong cuộc sống cá nhân, có ba chìa khóa để tái cấu trúc cuộc sống của bạn, giảm các hoạt động và đơn giản hóa các bước.
Đầu tiên, giao tất cả những việc bạn có thể giao cho người khác. Càng nhiều việc giá trị thấp mà bạn giao việc, bạn càng có nhiều thời gian rảnh và thời gian để làm những việc chỉ có thể làm những việc tạo ra sự khác biệt.
Bước hai, thuê ngoài mọi việc các doanh nghiệp của bạn có thể làm bởi công ty khác chuyên nghiệp trong hoạt động đó. Phần lớn công ty bị gắn liền với các hoạt động mà công ty khác có thể làm tốt hơn và hiệu quả cao hơn, và với chi phí nhỏ hơn.
Thứ ba, loại bỏ các công việc giá trị thấp, không có giá trị. Giống như Nancy Reagan nói, “hãy nói không!” với bất cứ điều gì không tạo ra giá trị cao nhất và tốt nhất cho việc sử dụng thời gian của bạn.
- Sáng tạo lại bản thân đều đặn
Tưởng tượng rằng công ty, công việc và nghề nghiệp của bạn biến mất sau một đêm, và bạn phải bắt đầu lại từ đầu. bạn sẽ làm điều gì khác biệt?
Tưởng tượng bạn có thể kết hợp và tái tạo lại giáo dục và kinh nghiệm vào một lĩnh vực mới. Điều gì bạn thực sự thích làm, nếu bạn thích làm, nếu bạn có mọi kỹ năng, khả năng và tiền bạc bạn cần?
Bạn nên tái tạo lại bản thân mình đều đặn, tối thiểu là một năm một lần. Bạn nên nhìn lại và quan sát cuộc sống, công việc và đặt câu hỏi, “nếu tôi không làm việc tôi làm, tôi biết những gì tôi đang biết, liệu tôi có tham gia vào không?”
Nếu cấu trả lời là “không”, sau đó đặt câu hỏi là “Bạn sẽ thoát ra khỏi như thế nào, nhanh bao nhiêu?”
- Lập thứ tự ưu tiên các việc bạn làm
Một trong cách tốt nhất để làm đơn giản hóa cuộc sống của bạn là tổ chức lại công việc bằng thứ tự ưu tiên. Nhận ra và thừa nhận những điều không có hoặc giá trị thấp. Bằng việc đặt thứ tự ưu tiên, bạn tập trung ngày càng nhiều hơn vào những việc tạo ra sự khác biệt cho cuộc sống của bạn.
Một trong từ quan trọng nhất là đặt thứ tự ưu tiên theo “hệ quả”. Nếu việc gì đó quan trọng, thì hệ quả tiềm năng của việc làm nó hay không làm nó là cao. Nếu một số thứ không quan trọng, hệ quả tiềm năng của thực hiện nó hay không là ít.
Sử dụng phương pháp ABCDE để đặt ra các thứ tự ưu tiên trong mỗi lĩnh vực cuộc sống:
A = Công việc quan trọng, tạo ra các hệ quả nghiêm trọng, nó phải được hoàn thành hoặc sẽ tạo ra vấn đề hoặc bài toán lớn.
B = Công việc bạn nên làm, điều này có thể tạo ra những hệ quả trung bình, nhưng vẫn đưa ra sau khi bạn làm các công việc loại “A”
C = những điều tốt nên làm, nhưng không có hệ quả gì. Trả lời cuộc gọi người bạn hoặc đi ăn chưa với đồng nghiệp là công việc “C”. Nó không có hệ quả. Nó không có tác động cho cuộc sống, cách này hay cách khác.
D = công việc bạn có thể giao phó cho người khác người có thể làm tối thiểu là tốt như của bạn.
E = Loại bỏ các công việc, loại bỏ những thứ không quan trọng bởi vì không còn quan trọng như công việc “A”.
Đây là luật: Không bao giờ làm công việc “B” nếu bạn chưa làm xong công việc “A”. Không bao giờ làm “C” khi bạn vẫn còn công việc “B”. Không bao giờ cố gắng làm những công việc nhỏ đầu tiên. Khi bạn bắt đầu công việc mỗi ngày, xác định các công việc quan trọng, bạn ở công việc “A-1”. Bất cứ khi nào, bắt đầu vào các công việc đó trước và làm công việc đó cho đến khi nó hoàn thành. Đó là cách đơn giản hóa công việc.
Đặt câu hỏi, mỗi giờ mỗi ngày “Điều tôi làm là gì, và nếu chỉ có tôi làm, hoặc nếu được làm tốt sẽ tạo ra sự khác biệt? Điều gì bạn trả lời câu hỏi và làm việc trên những việc đó trước các việc khác.
- Lập thứ tự không ưu tiên các việc trong cuộc sống
Thiết lập thứ tự không ưu tiên
Cách bạn có thể làm đơn giản cuộc sống là bạn kiểm soát thời gian bằng việc ngừng làm một số điều. Bạn đã quá bận rộn. Điều đó là không thể nếu bạn đơn giản hóa công việc chỉ bởi cách trở nên hiệu quả và làm nhiều việc hơn. Thay vì đó, bạn hãy chấm dứt các việc càng nhiều càng tốt.
Để bắt đầu công việc mới, bạn phải ngừng hoặc không tiếp tục công việc cũ. Để làm các công việc mới, bạn phải bỏ các công việc cũ. Bạn đã quá nhiều việc.
Thực hành “sự bỏ qua sáng tạo” với các việc và nhiệm vụ không còn giá trị và không quan trọng như các công việc khác. Thay vào đó, làm ít hơn và ít hơn, nhưng làm những công việc có giá trị cao hơn. Đó là cách để làm đơn giản hóa cuộc sống.
- Lên kế hoạch thời gian của bạn
Có câu nói rằng, “Proper Prior Planning Prevents Poor Performance” 6 P đó là lên kế hoạch từ trước sẽ làm ngăn ngừa các kết quả kém. Điều này có nghĩa bạn sẽ tiết kiệm được 90% hàng ngày nếu bạn đặt kết hoạch từ trước cho mỗi công việc. Đó là điều kỳ diệu.
Hãy lên kế hoạch trước từng năm, đặc biệt từng kỳ nghỉ của gia đình và bạn bè. Đặt lịch cho nó, trả trước và giữ nó trên lịch như thể bạn có cuộc hẹn với khách hàng lớn nhất và quan trọng nhất.
Lên kế hoạch mỗi tháng. Đưa nó trước bàn của bạn và quyết định xem bạn sẽ dành bao nhiêu thời gian cho nó. Bạn sẽ ngạc nhiên về mức độ hiệu quả bạn sẽ làm và mức độ đơn giản cuộc sống của bạn, bằng hành động lên kế hoạch trước hàng tháng từ trước.
Lên kế hoạch từng tuần, trước mỗi tuần làm việc. Ngồi xuống và lên kế hoạch mỗi ngày, sử dụng nguyên tắc 70% . Điều này nói rằng bạn nên cam kết bản thân không nhiều hơn 70% thời gian, bạn cần chuẩn bị khoản thời gian cho những trường hợp đặc biệt, bất ngờ, trì hoãn.
Lên kế hoạch từng ngày từ trước, chuẩn bị vào đêm hôm trước. Lập danh sách từng việc cần làm. Tổ chức theo thứ tự ưu tiên. Lựa chọn công việc “A-1” trước và sẵn sàng bắt đầu các công việc đầu tiên quan trọng vào buổi sáng.
- Giao việc nhiều như có thể
Khi bạn bắt đầu sự nghiệp, bạn phải làm mọi thứ cho bản thân. Nhưng nếu bạn đã phát triển và muốn trở thành hiệu quả cao hơn và thu nhập tốt hơn, bạn phải giao việc nhiều nhất có thể cho những người khác những ai có thể làm công việc.
Sử dụng những tỷ lệ theo giờ. Bạn kiếm được bao nhiêu tiền mỗi giờ. (nếu bạn kiếm được 50,000 $ mỗi năm, mỗi giờ của bạn là 25$).
Giao những việc của bạn có mức độ tỷ lệ thấp hơn. Nếu ai đó làm tốt hơn bạn và bạn không phải làm gì, chỉ cần sử dụng năng lực sáng tạo, hơn là làm toàn bộ công việc khiến cho bạn mệt mỏi và tốn thời gian.
Khi bạn giao việc cho người nào đã chứng minh là họ có khả năng làm việc đó. Giao việc không phải là bỏ qua. Khi bạn đã giao việc, bạn sẽ phải giám sát và quản lý để đảm bảo rằng công việc được làm đúng hạn, theo kế hoạch và trong đúng ngân sách.
- Tập trung vào các giá trị cao
Giữ công việc và tổ chức công việc để bạn có thể dành nhiều thời gian cho các việc có giá trị cao nhất. Câu hỏi quan trọng nhất của quản lý thời gian, bạn nên đặt câu hỏi và trả lời mỗi giờ mỗi ngày, là “cách thức nào để sử dụng thời gian tốt nhất của tôi?”
Cho dù câu trả lời của bạn là gì, để đảm bảo rằng bạn làm việc trên mỗi phút mỗi ngày.
- Giải quyết từng công việc một
Đây là cách tốt nhất để làm đơn giản hóa cuộc sống. Lựa chọn các công việc “A-1”, bắt đầu vào các công việc và kỷ luật bản thân để làm việc tập trung cho đến khi nó hoàn thành. Chuyên gia quản lý thời gian nhận ra rằng bạn bắt đầu và dừng lại một vài lần, bạn có thể tăng thời gian cần thiết để hoàn thành công việc lên đến 500%.
Nói cách khác, khi bạn giải quyết từng công việc một, bạn sẽ giảm thời gian cần thiết để hoàn thành công việc đến 80%. Điều đó đem lại cho bạn 400% thu hồi trên đầu tư thời gian và năng lượng vào công việc. Những thời gian thêm sẽ rất hữu ích cho bạn để làm những thứ bạn có nhiều niềm vui và sự mãn nguyện hơn.
- Giảm thiểu các công việc giấy tờ
T = TOSS – Đó là những việc bạn có thể ném đi ngay lập tức mà không cần đọc. Đó là thói quen tiết kiệm thời gian tuyệt vời nhất và đơn giản nhất.
R = REFER – đó là những việc liên quan đến người khác thay vì phải phiền hà đến bạn
A = ACTION – đó là những việc bạn cần hành động cá nhân ngay. Bạn đặt lên chúng cờ đỏ và đó là những việc phải thực hiện, sắp xếp chúng trở thành ưu tiên đầu tiên trong suốt cả ngày.
F=FILE – là những thứ bạn lữu trữ cho sau này sử dụng. Nhưng nhớ đến hai thứ. Gần 80% những thứ trong hồ sơ chẳng dùng để làm gì. Thứ hai, khi bạn sắp xếp chúng để lưu trữ, bạn tạo ra công việc và làm phức tạp cuộc sống của người khác. Đừng làm việc đó trừ khi nó thực sự quan trọng.
- Lược bỏ đi một số thứ
Phát triển thói quen nghe radio khi bạn đi du lịch, đặc biệt với bạn bè hoặc gia đình. Khi bạn về đến nhà buổi tối, bỏ qua ti vi. Khi bạn không nghe radio và ti vi, bạn tạo ra không gian để tương tác, giao tiếp và có niềm vui với gia đình và cuộc sống cá nhân.
Sử dụng hệ thống Tivo để ghi các chương trình bạn thích, không phải chương trình thương mại, để bạn có thể xem chúng khi bạn muốn vào lúc bạn tiện lợi nhất.
Khi bạn thức dậy buổi sáng, chống lại việc bật tivi. Thay vào đó, dành thời gian để đọc những thứ mang tính giáo dục, khích lệ và truyền cảm hứng. Dành thời gian để lập kế hoạch trong ngày. Dành thời gian để nghĩ về bạn là ai và điều bạn muốn, thay vì nhồi vào đầu những “nhiễu” của tivi hoặc radio.
- Đặt mối quan hệ lên hàng đầu
Nhớ rằng, phần lớn sự yêu thích và thỏa mãn đến từ việc tương tác với người khác. Đặt những người quan trọng trong cuộc sống ở thứ tự ưu tiên hàng đầu. Đặt mọi thứ khác dưới vấn đề con người.
Tưởng tượng là bạn còn sáu tháng nữa để sống. Bạn sẽ làm gì, bạn sẽ sử dụng thời gian như thế nào, nếu bạn chỉ còn có sáu tháng để sống?
Bất cứ câu trả lời của bạn là gì. Tôi chắc chắn là bạn sẽ không tham gia vào việc kiếm thêm tiền hoặc trở lại văn phòng để trả lời điện thoại!
Điều bạn sẽ làm, bạn sẽ thay đổi cuộc sống nếu bạn trúng giải thưởng triệu usd tiền mặt? Nghĩ về cách thay đổi cuộc sống nếu bạn có số tiền bạn muốn và cần. Trong mọi trường hợp, bạn sẽ nghĩ về những việc bạn muốn làm với người khác đó là những điều bạn quan tâm nhiều nhất.
Đừng đợi cho đến khi bạn kiếm được hàng triệu usd hoặc còn có sáu tháng để sống, trước khi bạn bắt đầu sử dụng nhiều thời gian hơn với những người quan trọng nhất trong cuộc đời bạn.
- Chăm sóc sức khỏe cơ thể
Bạn có thể đơn giản hóa cuộc sống bằng việc ăn nhiều hơn và ăn tốt hơn. Bạn có thể đơn giản hóa cuộc sống bằng cách luyện tập đều đặn và làm cơ thể cân đối. Bạn có thể đơn giản hóa cuộc sống bằng cách kiểm tra sức khỏe và răng miệng định kỳ.
Bạn có thể đơn giản hóa cuộc sống bằng việc ăn các sản phẩm giàu dinh dưỡng và chăm sóc tuyệt vời cho bản thân.
Tưởng tượng là bạn tiết kiệm được số tiền lớn cho cả cuộc đời của bạn và bạn mua được con ngựa đua triệu usd. Bạn sẽ cho con ngựa đó ăn gì? Tôi chắc chắn rằng bạn sẽ không cho con ngựa đó ăn thức ăn nhanh, sodas và khoai tây chiên. Bạn sẽ chăm sóc con ngựa đó với thức ăn tốt nhất mà bạn có thể tìm thấy trên thế giới.
Bạn có giá trị 10 lần và 100 lần lớn hơn con ngựa đua triệu usd. Cho bản thân bạn ăn cùng loại thức ăn mà bạn dành cho những con ngựa nhiều triệu usd. Chăm sóc sức khỏe bản thân mình thật tốt.
- Thực hành sự tách biệt mỗi ngày
Dành 30 – 60 phút mỗi ngày để ngồi yên lặng với bản thân. Dành thời gian để lắng nghe bản thân, lắng nghe tiếng nói bên trong. Thực hành sự tĩnh lặng sẽ chuyển hóa cuộc đời bạn. Trong một mình, bạn sẽ có ý tưởng và sự minh triết để thay đổi mọi thứ bạn làm.
Khi bạn thực hành sự thiền định và tĩnh lặng hàng ngày, bạn sẽ có cảm giác tốt nhất về sự sáng tạo yên bình và thư giãn. Bạn sẽ nảy sinh các khoảng thời gian để cảm thấy tuyệt vời về bản thân và cuộc sống.
Thực hành yên lặng là một trong những cách tuyệt vời để trở thành con người. Và nó không mất đồng nào ngoài việc bạn ngồi yên lặng trong vòng 30 – 60 phút cho bản thân theo lịch hàng ngày. Hãy thử nó.
Bạn có thể đơn giản hóa cuộc sống bằng việc thực hành ý tưởng ở trên, cho đến khi nó trở thành tự động. hãy để nó trở thành thói quen để làm ít việc hơn và làm những việc quan trọng hơn. Tạo thói quen để đơn giản hóa cuộc sống, và tăng đồng thời niềm vui và thỏa mãn bạn nhận được.
Nhất Thanh
Biên soạn dựa theo tài liệu Simplify your life của Brian Tracy.
Sponsor by Phần mềm kế toán - quản trị EFFECT
Giới
thiệu: EFFECT là một trong những lá cờ tiên phong trong việc đón đầu và
vận dụng công nghệ làm đòn bẩy tăng cường hiệu quả trong hoạt động của
doanh nghiệp. Với kinh nghiệm hơn 15 năm hoạt động trong lĩnh vực sản
xuất phần mềm quản trị doanh nghiệp, EFFECT đã trở thành một thương hiệu
đáng tin cậy, đạt được nhiều thành tựu và được đánh giá cao bởi hơn
3000 doanh nghiệp trong và ngoài nước hoạt động trên toàn lãnh thổ Việt
Nam.
đơn giản là hoàn hảo
ReplyDelete