Tuesday, April 17, 2012

Xây dựng hệ thống kinh doanh


Xây dựng hệ thống kinh doanh
Giới thiệu
“Cuộc sống kinh doanh giống như một cái máy với nhiều bộ phận chuyển động. Nếu bất cứ bộ phận nào bị hỏng, toàn bộ cỗ máy sẽ chạy chệch choạc” (Brian Tracy)
Lập kế hoạch cho quy trình kinh doanh trên giấy thường dễ hơn bạn tưởng. Giống như bạn trang trí nội thất cho căn nhà, bạn xác định chính xác mỗi khu vực để đặt các đồ đạc có chức năng cần thiết. Sau đó, sẽ viết ra một trình tự logic để ai đó có thể làm được.
Là người chủ doanh nghiệp, bạn có thể làm cho mình tự do khỏi những việc ít giá trị bằng cách tạo ra hệ thống mà người khác có thể làm theo.
Trong bài này bạn sẽ học:
  • Thành phần hoạt động chủ chốt trong bất cứ doanh nghiệp nào
  • Câu hỏi mãnh mẽ nhất bạn cần phải đặt ta và trả lời thường xuyên
  • Sự quan trọng của hệ thống, quy trình và chuẩn mực
  • Sự cần thiết của mô tả công việc theo nghĩa của những lĩnh vực kết quả thiết yếu
Xây dựng hệ thống kinh doanh
Nhìn vào hệ thống bạn như là nhà tư vấn bên ngoài. Bạn được gọi đến để học về công việc kinh doanh và chuẩn bị bán nó cho bên thứ ba.
Nhìn vào hệ thống kinh doanh như một mô hình nhượng quyền. Công việc của bạn là hệ thống hóa các hoạt động trong doanh nghiệp để nó có thể tạo ra một bản vẽ thiết kế có thể lặp lại được ở mọi quốc gia khác.
  1. Câu hỏi quan trọng nhất cho lập kế hoạch và tổ chức công việc kinh doanh
“Chính xác, cái gì được bán cho ai và bởi ai và cách nào nó được bán, và tại giá nào, và cách sản phẩm được sản xuất như thế nào, thanh toán ra sao, giao nhận và phục vụ như thế nào?”
Bất cứ sai sót hoặc lỗi lầm nào trong câu trả lời cho câu hỏi trên đều có thể là thảm họa cho doanh nghiệp
  1. Xác định chính xác bán cái gì?
a)      Lập danh sách các sản phẩm hoặc dịch vụ bạn sẽ bán
b)      Xác định doanh số, thực hoặc dự báo, bạn kỳ vọng từ mỗi sản phẩm
c)      Xác định chính xác chi phí để cung cấp sản phẩm, bao gồm mọi thứ từ nguyên liệu thô đến thành thành phẩm và sản phẩm được phân phối.
a.       Xác định chi phí của sản phẩm hoặc dịch vụ
b.      Xác định chi phí của tiếp thị và bán hàng trên mỗi đơn vị
c.       Xác định chi phí hành chính và chi phí gián tiếp trên mỗi đơn vị
d.      Xác định chi phí lao động, bao gôm cả bạn, trên mỗi đơn vị
e.       Xác định chi phí sai sót, trả lại hoặc mất trong bán hàng
f.        Xác định lợi nhuận trên mỗi sản phẩm sau tất cả chi phí trên
d)      Lập danh sách các bước cần thiết để tạo ra hoặc đóng gói sản phẩm để bán hoặc giao hàng
e)      Viết một danh sách các hướng dẫn, giống như công thức, để bất cứ ai đó cũng có thể làm
f)        Tạo nó thành mục đầu tiên trong hướng dẫn làm việc
  1. Nó được bán cho ai? “mô tả khách hàng lý tưởng, người doanh nghiệp của bạn được tạo ra để phục vụ
    1. Mô tả hồ sơ khu vực  khách hàng lý tưởng của bạn
    2. Mô tả hồ sơ tâm lý khách hàng lý tưởng của bạn
    3. Mô tả lợi ích sản phẩm mang lại khi họ mua sản phẩm từ bạn
    4. Mô tả điều khách hàng muốn, cần, kỳ vọng, hoặc nhu cầu khi họ mua từ bạn
    5. Giải thích hồ sơ khách hàng cho mỗi người trong doanh nghiệp khi phải làm việc với khách hàng
  2. “Ai sẽ là người đi bán?” mô tả chính xác người sẽ nói chuyện và gặp gỡ khách hàng mặt đối mặt hoặc tai tới tai.
    1. Ai chính xác là người có trách nhiệm bán hàng?
    2. Điều chính xác gì họ cần nói với khách hàng?
                                                               i.      Khi họ nói chuyện qua điện thoại?
                                                             ii.      Khi họ đề nghị về điều bạn bán?
                                                            iii.      Khi nhân viên bán hàng gọi ra ngoài văn phòng?
    1. Phương pháp bán hàng và quy trình để đảm bảo tỷ lệ chuyển đổi cao nhất từ khách hàng tiềm năng thành khách hàng trả tiền
                                                               i.      Viết nó ra, từng từ một
                                                             ii.      Xác định các lĩnh vực yếu kém
                                                            iii.      Liên tục sửa và cải thiện quy trình bán hàng
    1. Quy trình đào tạo bán hàng của bạn là gì?
                                                               i.      Mỗi người bán hàng và làm việc với khách hàng phải được huấn luyện để làm và nói điều gì.
                                                             ii.      Bạn không thể kỳ vọng vào người bán hàng có được kết quả nếu họ không được huấn luyện
                                                            iii.      Công ty tốt nhất, có lợi nhuận cao nhất có chương trình huấn luyện bán hàng tốt nhất trong nghành.
                                                           iv.      “chẳng có điều gì xảy ra cho đến khi ai đó bán thứ gì đó cho ai đó”
  1. “Nó được bán theo cách nào?” nó liên quan đến toàn bộ quy trình tiếp thị, quảng cáo, thu hút khách hàng và cuối cùng tạo ra giao dịch
    1. Bạn cần có một kế hoạch tiếp thị hoàn thiện
                                                               i.      Xác định thông điệp tiếp thị cốt lõi, đặc điểm khác biệt nổi trội
                                                             ii.      Xác định cách tốt nhất để tiếp cận với khách hàng tiềm năng
                                                            iii.      Xác định cách bạn sẽ quảng cáo như thế nào, nơi bạn sẽ quảng cáo, bạn sẽ chi bao nhiêu
                                                           iv.      Đưa ra tiêu chuẩn để đo lường hiệu quả quảng cáo cho nỗ lực tiếp thị của bạn
                                                             v.      Viết ra các điều cần thiết trên giấy trước, và phân tích nó cẩn thận
    1. Bạn cần viết ra quy trình bán hàng hoàn thiện – với các bước và kịch bản cho mỗi sản phẩm và mỗi bước cho bán hàng
    2. Bạn cần hợp đồng, mẫu biểu, liệt kê giá, brochures, thiết kế internet và mọi thứ cần thiết để có được đơn đặt hàng khi giao dịch được thực hiện
  1. “Giá sản phẩm là bao nhiêu?” câu trả lời cho câu hỏi bạn sẽ tính giá bao nhiêu, và bạn sẽ yêu cầu thanh toán như thế nào.
    1. Xác định giá bán lẻ
    2. Xác định chính sách chiết khấu, kết hợp hoặc giá đặc biệt cho dịp đặc biệt bạn sẵn sàng đề nghị
    3. Xác định giá bán buôn, bán doanh số lớn
    4. Xác định bạn sẽ trả bao nhiêu hoặc giảm giá bao nhiêu để có được khách hàng
    5. Xác định giá trị suốt đời của khách hàng, họ sẽ trả cho bạn bao nhiêu trong tương lai?
    6. Liên tục xem xét lại giá, đặc biệt là khi đối mặt với doanh số giảm.
  2. “Sản phẩm được sản xuất như thế nào?”
    1. Lập danh sách các bước từ khi bắt đầu sản xuất đến ra thành phẩm
    2. Giải thích thành các chi tiết mà ai cũng có thể hiểu được
    3. Nếu bạn mua hàng để bán lại, viết ra các bước trình tự để đặt hàng và thanh toán
    4. Tưởng tượng bạn sẽ đi chơi một tháng và thuê một người để sản xuất hoặc mua hàng cho bạn
    5. Chìa khóa: Hướng dẫn của bạn nên “viết bởi thiên tài sao cho dễ dàng để có thể thực hiện được bởi một người bình thường”
  3. “Sản phẩm được phân phối như thế nào?”  Nó được hoàn tất và đưa đến tay khách hàng cuối cùng như thế nào?
    1. Vẽ ra từng bước của quy trình giao nhận
    2. Xác định thời gian cho mỗi bước
    3. Xác định chi phí cho mỗi bước
    4. Xác định các vấn đề tiềm năng do chậm chễ, hỏng hóc hoặc sai sót có thể xảy ra trong quy trình giao nhận
    5. Suy nghĩ từng bước từ trước để giảm thiểu các vấn đề trong vận chuyển và giao nhận
    6. Viết lại toàn bộ quy trình để đứa trẻ con cũng có thể học được.
  4. Sản phẩm được phục vụ, sửa chữa hoặc thay thế?
    1. Xây dựng quy trình để xử lý các hỏng hóc, trả lại hàng, hoặc khách hàng không hài lòng
    2. Đưa ra chính sách và quy trình để phục vụ, thay thế hoặc sửa chữa các sản phẩm
    3. Thiết lập chính sách và quy trình trả lại hàng
    4. Viết tất cả mọi thứ trong cẩm nang hoạt động
  5. Bất cứ khi nào bạn có vấn đề, hỏng hóc hoặc cản trở trong bất cứ lĩnh vực nào trong kinh doanh, hành động ngay để đảm bảo nó không xảy ra lại
    1. Vấn đề xảy ra thường xuyên là dấu hiệu của quản lý tồi
    2. Xác định chính xác điều gì đã xảy ra
    3. Hỏi: Vấn đề là gì?
    4. Hỏi: Tại sao nó đã xảy ra?
    5. Thảo luận: Giải pháp là gì?
    6. Quyết định: Chúng ta cần làm gì bây giờ?
    7. Làm thế nào để vấn đề không xảy ra lại lần nữa?
    8. Sử dụng từ “lần tới” để giữ mọi người tập trung vào giải pháp và tương lai
      Cẩm nang hoạt động trở thành Kinh thánh cho việc chạy doanh nghiệp. Nó là chuỗi các chính sách, quy trình và hướng dẫn giúp bạn có thể điều hành doanh nghiệp hiệu quả và có lợi nhuận
Mỗi doanh nghiệp mới hoặc hoạt động kinh doanh cần nhiều nỗ lực và chi phí để học và chuẩn hóa. Nhưng khi đã tạo được quy trình kinh doanh, nó có thể thực hiện nhanh chóng và chính xác bởi những người bình thường.

Nguyễn Phú Trung
Biên soạn theo tài liệu Create Your Business System của Brian Tracy.


3 comments:

  1. Cam own rat nhieu bai hoc hay

    ReplyDelete
  2. Xin chào anh.
    Chân thành cảm ơn anh đã chia sẻ bài học vô cũng hữu ích đối với tôi.
    Anh có thể giới thiệu cho tôi một quyển sách hoặc khóa học nào đó ở việt nam đào tạo sâu về việc xây dựng hệ thống trong doanh nghiệp không.
    Một lần nữa cảm ơn anh.

    ReplyDelete